09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).

Анализируем судебную практику и предупреждаем о рисках работодателя при заключении и исполнении ученического договора, по которому он осуществляет расходы в интересах сотрудника (или лица, поступающего на работу). Говорим о том, какие формулировки включить в ученический договор, чтобы защитить интересы работодателя (приводим образцы).

Выясняем, как обрабатывать персональные данные курьеров, чтобы не нарушить нормы действующего законодательства. Узнаете, какие данные и когда становятся персональными, а когда не позволяют идентифицировать человека; как оформить передачу персданных курьера третьим лицам (физическим и юридическим), когда согласие на передачу личной информации не требуется; какая ответственность грозит за нарушение закона; как минимизировать риски при передаче персданных сотрудника. Вы сможете воспользоваться готовым образцом согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом для распространения, который приведен в статье.

Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?

Автор делится наработками своей компании по оформлению командировок в электронном виде: от подачи заявки на командировку и ее обеспечение, издания приказа и до составления отчетов (авансового и о командировке). Алгоритм работы объясняется пошагово, в деталях (с таблицей и схемами). Даются советы, что можно перевести в электронный вид (часть процесса идет в «1С:», другая – в СЭД), какие плюсы это дает. Приведены примеры оформления конкретных документов.

В каких случаях могут предоставляться дополнительные оплачиваемые дни. Какие формулировки использовать в ЛНА, чтобы прописать право на такой отдых. В каком порядке оплачивать это время. Какие документы оформлять (приводим образцы формулировок для правил внутреннего трудового распорядка, заявления работника и приказа работодателя о предоставлении дополнительного оплачиваемого дня отдыха). Какие подтверждающие документы должен предоставить работник для обоснования использования внеурочных оплачиваемых выходных по назначению.