Top.Mail.Ru
Вопрос
Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения 2010 года обязателен для всех организаций независимо от форм собственности?Когда ждать перечня для кредитных организаций и можно ли руководствоваться старым?
Отвечает

Сначала – оптимистичный ответ на последний вопрос. От участников проекта разработки перечня документов кредитных организаций с указанием сроков хранения известно, что перечень подготовлен и представлен в Минкультуры России. Будем надеяться, что, когда данный номер журнала выйдет из печати, он будет утвержден. Пока точно не известен вид перечня: он может быть или примерным, или типовым (при условии придания ему соответствующего статуса Банком России).

Минкультуры России действует на основании Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 (в ред. от 03.10.2013), в соответствии с которым совместно с Центральным Банком Российской Федерации оно утверждает перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (подп. 5.3.9 Положения).

Ранее действовавший Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 10.03.2000, в настоящее время использовать нельзя, так как он отменен приказом Минкультуры России от 17.08.2004 № 39.

А теперь ответим на первый вопрос, повторяя уже известные правила. Обязательность хранения и обеспечения сохранности документов, которые служат доказательством законности деятельности организации, и соблюдения сроков хранения документов неоднократно подчеркивалась в публикациях на страницах нашего журнала (см., например, № 9 и 10 за 2013 год).

В Положении о Министерстве культуры установлено, что именно данный федеральный орган исполнительной власти уполномочен утверждать перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (подп. 5.2.6), т.е. устанавливать нормативные сроки хранения для категорий документов, которые возникают в процессе осуществления организациями, независимо от формы их собственности, однотипных управленческих функций.

Нормативные сроки хранения документов устанавливаются практически в любой стране. И то, что Россия сейчас может опираться на систему перечней документов со сроками хранения, разработанную до 1991 года, и создавать современную и актуальную систему подобных нормативных документов, является конкурентным преимуществом в процессе реального перехода на электронный документооборот, которое мы должны профессионально использовать, разрабатывая конкретные алгоритмы управления документами.

Если требуется узнать, что грозит за нарушение сроков хранения, обсудите с главным бухгалтером требования Налогового кодекса Российской Федерации об обязательности представления документов и иных сведений, предусмотренных данным кодексом, в установленный срок, размеры штрафных санкций за нарушение сроков хранения, установленные для должностных лиц и организаций (от 200 000 до 300 000 руб. для юридических лиц) и т.п. Обратите внимание на Кодекс об административных правонарушениях (КоАП) РФ – на статьи об административной ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов (ст. 13.25, штраф – 300 000 руб.), ведь сроки хранения могут устанавливаться не только перечнями, но и фиксироваться в действующем законодательстве.

Наконец, руководствуйтесь ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в которой обязанность обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов со сроками хранения, распространяется фактически на все экономические субъекты – государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

В заключение хочется обратить внимание на социологический аспект вопроса о хранении документов. Если организация (бизнес) создается на территории государства, то подразумевается, что она действует по законам данного государства. Если организация хочет быть успешной, она заботится о своей репутации, для поддержания которой она использует документы, на основании которых доказывает законность владения бизнесом, его историю, свою законопослушность, социальную ответственность, заботу о клиентах, о территории, на которой зарегистрирована, и т.п. Если организация не сохраняет документы в качестве доказательства законности и «чистоты» бизнеса, то все реальные материальные и репутационные риски она создает себе сама, берет на себя ответственность за них. И, в конце концов, вся ответственность за документы ложится на владельцев бизнеса, предпринимателей и акционеров, в случае отсутствия документов именно они рискуют и собственностью (документы – нематериальный актив), и своими денежными средствами. Такой подход принят в рыночной экономике и подтверждается международной практикой. Впрочем, это уже вопрос ответственного подхода к организации управления, а не делопроизводства.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.