Есть ли какая-то логика, в каких государственных или муниципальных архивах стоит искать документы по личному составу НИИ, ликвидированного в начале этого века в Нижнем Новгороде? Может, есть какие-то справочные данные в Интернете? Как начинать поиски?
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Конечно же, можно было бы посоветовать просто заполнить (по форме) заявление на соответствующую государственную услугу на портале государственных электронных услуг. В Москве, например, это возможно сделать в одном из многофункциональных центров обслуживания, через которые или в которых реализуются некоторые государственные услуги в электронном виде, если гражданин не имеет персонального идентификатора (электронной подписи) или универсальной электронной карты. Но поскольку реальное электронное взаимодействие органов исполнительной власти и реальные электронные госуслуги являются делом не столь далекого, но все-таки будущего, хочется обратить внимание автора вопроса на информацию сайтов архивных учреждений субъектов Российской Федерации.
Логика поиска должна основываться на действующем положении об обязательности сдачи документов по личному составу в архивное учреждение по месту нахождения (государственной регистрации) организации или ее филиалов. Государственные органы и органы местного самоуправления, а также подведомственные им организации и предприятия, являясь источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают архивные документы по личному составу по графику, установленному архивом. Коммерческие организации передают архивные документы по личному составу в большинстве случаев после ликвидации организации или ликвидации филиалов, представительств и подведомственных предприятий. Причем передача документов по личному составу осуществляется хоть и безвозмездно, но на договорных условиях, и архивные учреждения субъектов Российской Федерации, как правило, имеют разработанные типовые формы договоров с отражением особенностей условий приема архивных документов организаций на государственное или муниципальное хранение. Архивные учреждения, выполняя функцию организации использования архивной информации, создают и публикуют (в том числе и в Интернете) путеводители или краткие справочники по фондам, в которых можно найти названия организаций-фондообразователей, и хронологические рамки фонда, чтобы знать, в какой конкретный архив следует направлять запрос о выдаче архивной справки.
Мы не знаем конкретных условий запроса на архивную информацию, поэтому рекомендуем сначала обратиться на сайт Государственной архивной службы (Комитета по делам архивов) Нижегородской области (http://archiv.nnov.ru), на котором есть представления «Обращения граждан» и «Госуслуги». Очевидно, на сайте возможно будет заполнить соответствующий запрос. Но запрос можно направить и в бумажной форме по почтовому адресу, который указан на сайте. Если известно, что ликвидированный НИИ был расположен в Нижнем Новгороде (имел адрес места нахождения в городе), то можно обратиться в Муниципальное казенное учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» (arhiv_nn@mail.ru).
Следует обратить внимание и на размещенные на сайте сведения о Государственном архиве Нижегородской области документов социально-правовой защиты граждан, в котором хранятся документы ликвидированных организаций. Запрос можно направить по почтовому адресу или адресу электронной почты gaszno@gu-gano.kreml.nnov.ru.
На сайте http://archiv.nnov.ru на страничке данного архива опубликованы перечни организаций, документы которых (за определенные периоды) приняты архивом. Но самое интересное – опубликованные перечни организаций, которые не передавали архивные документы по личному составу и документы которых архив разыскивает, обращаясь к гражданам с просьбой сообщать все известные им сведения о судьбе организаций и документов, что делает честь руководителю и сотрудникам архива документов социально-правовой защиты и свидетельствует об их высокой ответственности и гражданской позиции.
И, наконец, совет всем службам делопроизводства и архивам организаций. Уважаемые коллеги, обязательно организуйте передачу архивных документов по личному составу в соответствующий государственный или муниципальный архив. Ведь речь идет о документах уже уволившихся сотрудников или тех, с кем уже не заключаются договоры возмездного оказания услуг как с физическими лицами. Этих документов в годовом цикле деятельности организации бывает не очень много. В плановом порядке, с выделением необходимых средств и на основании договоров с соответствующими архивами передавать документы постепенно гораздо легче, чем в случае ликвидации, преобразования или банкротства в режиме форс-мажор решать извечные вопросы «что делать?», «кто будет обрабатывать?», «где деньги?» и т.п.
Очередные отпуска предоставляются работникам
на основании приказов, оформляемых не позднее 14 календарных дней до даты предоставления отпуска. В приказе работник расписывается в графе «с приказом ознакомлен», проставляет дату ознакомления (дату приказа). Заявления о предоставлении отпусков работники у нас не пишут. Каковы правовые последствия отсутствия заявлений на отпуск и графика отпусков?
Веду архив в организации, и у меня возник
вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?
Просим разъяснить, склоняется ли фамилия
РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В наш адрес поступают документы на бумажном
носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Когда в преамбуле и по тексту договора
стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Можно ли у Вас получить пример оформления
документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В какой последовательности необходимо
указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Подскажите, пожалуйста, как правильно в
деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Раздел не найден.
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее
Пожалуйста, укажите e-mail, который Вы использовали для входа на сайт
Подписка на почте
Оформить подписку на журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» можно в любом отделении почты:
Журнал / Каталог
Индекс на полугодие / год
Делопроизводство и документооборот на предприятии
«Почта России»
П1501 / П3473
Кадровая служба и управление персоналом предприятия
«Почта России»
П2576 / П3474
Юридический справочник руководителя
«Почта России»
П2577 / П3454
Подпишитесь на бесплатную рассылку материалов!
Получайте материалы по интересующему вас направлению - лучшие статьи от надежных экспертов, ответы на волнующие вопросы. Только самые актуальные материалы и ничего лишнего!
Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту