Top.Mail.Ru

Как в документе правильно ссылаться на стандарт? Можно ли это делать без указания его года, наименования?

Вопрос
У нас имеются документированные процедуры. Содержащиеся в них стандарты по тексту имеют номер, но год выпуска не указывается. Хотя в разделе нормативные ссылки пишется ГОСТ полностью (с указанием года). Скажите, пожалуйста, на основании какого документа мы имеем право по тексту стандарты писать без года?
Отвечает

Прямую ссылку в ответе на данный вопрос привести невозможно. Сначала – общие замечания.

Внутренние процедуры организация должна регламентировать самостоятельно в документах определенного вида: регламентах, правилах, порядках, положениях, инструкциях и даже стандартах.

На систему внутренних регламентирующих документов в организациях, которые соблюдают принципы корпоративного управления, обычно разрабатывается локальный нормативный документ, например, стандарт/правила/регламент разработки и оформления организационных документов, правила/регламент издания распорядительных документов, стандарт на систему внутренних стандартов организации и правила их разработки и т.п.

Задачей службы делопроизводства является разработка, внедрение и контроль за соблюдением общих требований не только к составлению и оформлению, но и к изложению текста (в т.ч. его формализации и унификации) документов, которые возникают по всем направлениям ее деятельности. Учитываются принадлежность документов к системам и подсистемам документации, наличие и обязательность требований, установленных действующим законодательством, особенности применяемых технологий создания документов, система делегирования полномочий, права «владельцев» соответствующих функций и бизнес-процессов и другие факторы. На основе действующей нормативно-методической базы делопроизводства и с участием всех заинтересованных подразделений в организации в рамках ее оперативного самоуправления постепенно должен быть сформирован единый стиль документов.

В последнее время службы менеджмента качества, организуя и контролируя документирование бизнес-процессов и процедур производства продукции, берут на себя инициативу разработки правил, стандартов и иных регламентирующих документов, ошибочно включая в свою зону ответственности и документы по общим функциям управления.

В подобных условиях необходимо очень четко выстроить систему регламентирующих документов организации (локальных нормативных документов, правовых актов), распределить зоны ответственности, включая персональную ответственность руководства организации и руководителей структурных подразделений за ведение и актуализацию документов конкретного вида в зависимости от принадлежности к бизнес-процессу и системе документации. Эту задачу может выполнить служба делопроизводства, которая имеет квалифицированных сотрудников, стремящихся к статусу управляющих документами. И только следующим шагом может стать разработка требований к оформлению, форме представления и изложению текста конкретных видов документов, включая оформление необходимых нормативных ссылок.

Если разрабатываются конкретные виды регламентирующих документов, то при их изложении могут быть учтены (а при разработке стандартов учитываются обязательно) общие правила, установленные государственной системой стандартизации Российской Федерации и, в частности, стандартами:

  • ГОСТ Р 1.5 – 2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения»;
  • ГОСТ Р 1.12 – 2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р 1.7. – 2008 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила оформления и обозначения на основе применения международных стандартов».

Руководствуясь принципом добровольности присоединения к требованиям стандартов при их рекомендательном характере, при разработке внутренних регламентирующих документов необходимо применять общие понятия о датированной и недатированной ссылке на стандарт.

Датированная ссылка на стандарт (с указанием года утверждения) в другом нормативном документе предполагает, что при любом внесении изменений в ссылочный стандарт / его пересмотре необходимо вносить изменения в этот нормативный документ.

Недатированная ссылка на стандарт в другом нормативном документе означает, что если в процессе пересмотра ссылочного стандарта в его обозначении изменяется только год утверждения стандарта (например, использован метод подтверждения стандарта в рамках десятилетнего цикла его применения), то это не приводит к необходимости внесения изменений в нормативный документ (который ссылается на стандарт).

Таким образом, и в разделе «Нормативные ссылки», и в тексте локального нормативного документа, и в приложениях к нему возможно применение как датированной, так и недатированной формы записи обозначений ссылочных стандартов, т.е. тех стандартов, на которые оформляются ссылки в данном регламентирующем документе и с учетом которых он разработан.

Пример 1

В разделе «Нормативные ссылки» стандарта организации может быть написано:

  • ИСО 9000 (серия стандартов). Системы менеджмента качества ИЛИ
    серия стандартов ИСО 9000 (недатированная ссылка с названием и без названия серии стандартов) ИЛИ
    ГОСТ ISO 9000 – 2011. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (датированная ссылка на межгосударственный стандарт);
  • ИСО 30300 (серия стандартов). Системы управления документами ИЛИ
    серия стандартов ИСО 30300 (недатированная ссылка);
  • ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (датированная ссылка; при изменении данного стандарта потребуется внесение изменений и в инструкцию по делопроизводству, и в регламент издания распорядительных документов, и в другие локальные нормативные документы организации);
  • ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Система управления документами. Общие требования (датированная ссылка; при изменении стандарта потребуется внесение изменений, например, в политику управления документами организации).

В тексте того или иного конкретного нормативного документа ссылочные стандарты могут оформляться как по номеру стандарта без его названия, так и с полным названием:

Пример 2
  • ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ИЛИ ГОСТ Р 6.30;
  • серия стандартов ИСО 9000, серия стандартов ИСО 30300 ИЛИ
    серия стандартов ИСО 9000 «Системы менеджмента качества», серия стандартов ИСО 30300 «Системы управления документами»;
  • ГОСТ ISO 9000 – 2011 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» ИЛИ ГОСТ ISO 9000;
  • ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Система управления документами. Общие требования» ИЛИ ГОСТ Р ИСО 15489-1 и т.п.

Какой ссылочный стандарт в документе какого вида будет применяться, а значит, и оформляться в форме датированной или недатированной ссылки, зависит от самой организации и квалификации конкретного разработчика проекта нормативного документа.

Важное замечание! В данном тексте ответа на вопрос и в Примере 2 названия стандартов оформлены в кавычках (публицистический стиль). А в Примере 1 названия стандартов оформлены без кавычек (с точкой после номера), как предусматривают ГОСТ Р 1.5 и правила библиографического описания документов.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 4

Татьяна
14.07.2017, 13:02

Возможно написание, если в стандарте организации идет ссылка на ГОСТ РВ без года, но этот ГОСТ ВР прописан полностью в «ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ".

Анонимный гость
06.11.2016, 15:35

С этой информацией все понятно. А что касается других нормативных документов? Отраслевые стандарты, технические условия, стандарты предприятия - допускается ли по ходу текстового документа не указывать их годы утверждения, когда мы на них ссылаемся, а в конце отдельным приложением сделать перечень ссылочных нормативных документов?

Ильдар

Например, в ГОСТ 2.105-95 "ЕСКД. Общие требования к текстовым документам".
См. п. 4.2.22: "При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при этом допускается не указывать год их утверждения при условии записи обозначения с годом утверждения в конце текстового документа под рубрикой «ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ» по форме..."

Алишер Иргашев
28.09.2015, 12:16

Спасибо за информацию.
У нас тоже была проблема при указание номера нормативного документа (стандарта предприятия) и даты издания, так как при каждом изменении одного стандарта приходилось изменить и все другие стандарты, где имеется ссылка в измененный стандарт. Теперь, я буду удалять обозначение года издания и оставлю только обозначение стандарта во всех ссылках. Еще раз спасибо...

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.