Top.Mail.Ru

Как в прошитых делах во внутренних описях исправить количество листов?

Вопрос
В уже прошитых делах во внутренних описях обнаружены ошибки: неправильно проставлено количество листов внутренней описи. Как исправить эти ошибки: зачеркнуть шариковой ручкой и сверху написать правильное количество, а рядом – «исправленному верить», подписав исправления составителем внутренней описи? Или ниже делать какую-то запись?
Отвечает

Данную ошибку исправить легко. Но сверху и рядом ничего писать не нужно. Если ошибка обнаружена структурным подразделением в процессе подготовки дел к сдаче в архив и в итоговой записи к внутренней описи необходимо исправить только неверно подсчитанное количество ее листов, указанное цифрами и в скобках прописью, то это количество надо зачеркнуть одной тонкой линией шариковой ручкой. А ниже подписи лица, составившего внутреннюю опись документов дела, и даты ее составления той же ручкой оформить исправительную надпись по образцу Примера 1.

Подобная ошибка может быть обнаружена и в архиве организации после приема дел в процессе их полистного просмотра и подготовки к топографированию и расстановке, а также в случае выявления ошибки в процессе использования уже находящихся на хранении дел. В этом случае исправительная надпись может быть сделана и в архиве (см. Пример 2).

Пример 1. Внесение исправления в итоговую запись к внутренней описи документов дела сотрудником подразделения до сдачи дела в архив
Пример 2. Внесение исправления в итоговую запись к внутренней описи документов дела сотрудником архива

Форма внутренней описи документов дела и правила ее оформления установлены Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263). Данные документы в случае внесения многих изменений во внутреннюю опись документов дела (изъятие, включение новых документов, замена копиями) предусматривают, что при необходимости может быть составлена новая итоговая запись к внутренней описи. А речевая формула исправительной надписи сложилась в процессе делового оборота и предусматривает фиксацию самого изменения, например, «Исправленному на 14 (четырнадцать) верить».

Обратите внимание, что формула «Исправленному верить» недостаточна без факта фиксации новых данных. Кроме того, все исправления вносятся уполномоченным лицом, ответственным за соответствующую функцию, учет и оформление документов дела и т.п.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.