Top.Mail.Ru

Как представительству иностранной компании при составлении номенклатуры дел учесть сроки хранения, установленные штаб-квартирой для всех стран, и отечественные требования?

Вопрос
Я работаю в иностранной фармацевтической компании с представительством в Москве. Штаб-квартирой разработана схема классификации документов с указанием сроков их хранения, общая для всех стран, и нам нужно составить локальную номенклатуру дел со ссылкой на статьи этой классификации и с учетом российских нормативных документов. Я получила информацию о составе документов, образующихся в отделах, и пытаюсь соотнести их со статьями российских перечней с указанием сроков хранения, но многие документы очень специфичны и соотнести их с перечнями трудно. Похожие виды документов встречаются в перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности (Перечень НТД), но наши документы к этим статьям можно отнести с натяжкой. Правильно ли я понимаю, что если каких-то документов нет в российских перечнях, то можно смело использовать сроки, предложенные штаб-квартирой?
Отвечает

Да, ситуация понимается правильно. Только имейте в виду, что в перечнях документов со сроками хранения нельзя найти конкретных заголовков дел. Перечнями устанавливаются сроки хранения категорий документов, т.е. совокупности их видов и разновидностей, которые могут возникнуть прежде всего по типовым направлениям деятельности и функциям управления любой организации. А в номенклатуре дел закрепляются заголовки дел и сроки хранения конкретных документов, которые возникают в ее деятельности.

Пример

Для определения сроков хранения документов, отражающих специфику деятельности, рекомендуем также специально организовать заседание экспертной комиссии организации, чтобы с учетом коллегиального мнения специалистов в протоколе заседания закрепить, а в дальнейшем и соблюдать сроки хранения документов, которые не нашли отражения в перечнях типовых архивных документов. В качестве справочника можно использовать и разработанные до 1991 года ведомственные перечни документов со сроками их хранения (перечень министерства медицинской промышленности и перечень министерства здравоохранения) в зависимости от того, какой аспект фармацевтической деятельности сейчас реализуется в вашей компании. То есть необходимо очень правильно организовать и провести экспертизу ценности документов.

И, наконец, схему классификации документов с указанием сроков их хранения, общую для всех стран и разработанную в штаб-квартире, рассматривайте как своеобразный ведомственный перечень документов со сроками их хранения. В нем формулируются типовые заголовки категорий документов и дел, типовые сроки их хранения. С учетом статуса иностранной компании, филиал которой зарегистрирован на территории Российской Федерации (филиал не является юридическим лицом, но проверьте, кстати, где он уплачивает налоги, т.к. филиал может быть налоговым резидентом Российской Федерации), при разработке конкретной номенклатуры дел приоритет все-таки остается за конкретно сформулированными заголовками (Вы можете уточнять, конкретизировать типовые заголовки категорий дел и документов из схемы классификации) и конкретными сроками хранения, установленными законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации (и не только перечнями).

При оформлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывайте, на основе какого норматива определен срок хранения документов дела. При совпадении сроков можно оформить ссылку и на перечень, и на соответствующий пункт/подпункт присланной Вам схемы классификации, т.е. на два норматива. При несовпадении сроков приоритетным является больший срок, поэтому ссылку Вы оформляете или на статью перечня, или на схему классификации, или на пункт решения об определении срока хранения в протоколе заседания экспертной комиссии. И без упоминания одного из действующих сейчас перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения обойтись совсем будет нельзя, т.к. Ваши документы создаются на территории Российской Федерации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?