09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).

Далеко не каждый сотрудник, даже тот, кому приходится много общаться по телефону, знает правила телефонного этикета. А ведь от звонка может зависеть как получение важного контакта, так и успех будущего проекта. Даем советы, как начать телефонный разговор и как его завершить; как реагировать на второй звонок во время беседы по телефону; какие правила применяются к видеозвонкам и разговорам по громкой связи и пр.

Рассказываем про любопытные дела из судебной практики Гражданского кассационного департамента Правительствующего сената. Они затрагивают самые разнообразные вопросы: о нарушении договора поставки, выплате денежной компенсации за причиненный вред здоровью, наследстве, взыскании ущерба за уничтоженное имущество, передаче долга и пр. Также приводим современные судебные акты, в которых судьи ссылаются на решения и постановления Гражданского кассационного департамента Правительствующего сената в качестве примеров классических определений, отсутствующих в современном законодательстве, и доктринальных источников отечественной правовой традиции. Этот интереснейший опыт могут использовать в настоящее время и стороны судебного процесса.

Где хранить подлинники и электронные копии типовых и индивидуальных должностных инструкций работников: в каких подразделениях и каких делах? Сколько их хранить? Включать ли в личные дела? По какой описи передавать в архив подлинники и электронные копии в фонд пользования? Как оформлять заголовочную часть и гриф утверждения на типовых и индивидуальных должностных инструкциях? Как потом ссылаться на них в тексте других документов, если они утверждены приказом или просто подписью руководителя в грифе? Кто должен ознакомить работника с его должностной инструкцией?

С прошлого года стало недостаточно просто уничтожить документы с персональными данными. Надо следовать специальной процедуре, составив акт об их уничтожении. Рассказываем, каков порядок уничтожения личных сведений, когда и в какие сроки это необходимо сделать, какой штраф полагается за нарушение требований закона. Приводим образцы документов (приказ о создании постоянно действующей комиссии по уничтожению документов с персональными данными, акт об уничтожении персданных, уведомление работника об уничтожении неправомерно использованных персональных данных) и формулировки для ЛНА о порядке уничтожения персданных, договора с контрагентом об обязательстве уничтожить передаваемые по договору персональные данные.

Не все работодатели знают, как правильно воздействовать на злостных нарушителей этических норм, оставаясь при этом в правовом поле, чтобы в последующем не нарваться на претензии со стороны проверяющих, не быть втянутыми в судебные тяжбы (а если все-таки придется оказаться в суде, как выйти из процесса победителем). Авторы объясняют на конкретных примерах, какие документы нужно оформить работодателю, чтобы наказать сотрудника за несоблюдение им правил этики, какова позиция по этому вопросу у Роструда и Минтруда России. Приводят образцы формулировок, которые понадобится заранее включить в локальные нормативные акты, чтобы минимизировать риски как привлечения работодателя и его должностных лиц к административной ответственности, так и трудовых споров (показаны примеры их разрешения в пользу работодателей и работников).